Деловое письмо по ГОСТ: структура, оформление и примеры

Деловое письмо — основной инструмент официальной переписки между организациями, а также между организацией и физическими лицами. Оформление деловых писем регламентировано ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Виды деловых писем

Деловые письма классифицируются по назначению: информационные, сопроводительные, гарантийные, рекламационные (претензии), письма-запросы, письма-ответы, письма-приглашения, коммерческие предложения. Каждый вид имеет свои особенности содержания, но общая структура оформления едина.

Обязательные реквизиты

По ГОСТ деловое письмо должно содержать: наименование организации-отправителя, справочные данные (адрес, телефон, e-mail), дату, регистрационный номер, ссылку на номер и дату входящего документа (при ответе), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметку об исполнителе.

Структура текста

Текст делового письма строится по модели: вступление (обоснование причины обращения), основная часть (суть вопроса, факты, аргументы), заключение (просьба, предложение, выводы). Тон — нейтрально-деловой, без эмоциональной окраски.

Правила этикета

Обращение «Уважаемый(ая)...» обязательно. Заключительная формула вежливости: «С уважением,» перед подписью. Письмо адресуется конкретному лицу, если известно. Объём — желательно 1 страница, максимум 2.